Как оформить личные дела сотрудников для сдачи в архив

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют 73 пользователя. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

Сдача в архив личных дел работников при ликвидации организации

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. Под ведением понимается:. Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом. Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные , а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел. В данный список, как правило, включаются:. Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы металлические шкафы или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД. Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы сейфы или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску. ЛД — это документы длительного хранения дела, заведенные после года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет ст.

Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет.

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе. При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность ст. Кроме того, с Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника.

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф. Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:.

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами копиями о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др. Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу.

В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле цифрами и прописью , листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель приложение 9 к Правилам. Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет , их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах.

Это могут быть металлические шкафы сейфы или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет ст.

В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле. Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6. Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ваш e-mail не будет опубликован. Перейти к содержимому. Содержание Порядок ведения личных дел Кто имеет доступ к личным делам Образец приказа на допуск Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров Образец журнала регистрации Образец контрольной карточки Срок хранения личных дел уволенных сотрудников Ответственность за распространение персональных данных Формирование личного дела работника, образец года Как формировать Порядок формирования личного дела работника после увольнения Сколько и как хранить Сообщить об опечатке Как формируется личное дело работника Состав личного дела Читайте также: Интересные публикации:.

Формирование личного дела работника, образец года. Сообщить об опечатке Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Интересные публикации: Положение по инвентаризации Как заверить многостраничный документ Как хранить трудовые договора Суммированная оплата труда Положение о складе образец Какие персональные данные нельзя разглашать Положение об отделе бухгалтерии Образец —… Опись передачи документов образец.

Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

Вход на сайт

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через.

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника.

Акция месяца 8 88 Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет. В настоящее время я сделала внутреннюю опись всех документов которые есть в личном деле уволенных, поместила эту опись первым листом в ЛД, затем идут по порядку-приказ об увольнении, заявление об увольнении, доп.

Состав личного дела работника

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления. Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:.

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. .. А при сдаче в государственный архив, какой перечень документов должно содержать Как оформить внутреннюю опись личного дела на работника?.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Согласно п. Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело заводится на каждого сотрудника при его оформлении на работу. Его составляют документы, касающиеся в деталях трудовой деятельности, вплоть до увольнения. После этого дело передают в архив на хранение. Личное дело — это совокупность оригиналов документов и их копий, содержащих информацию об образовании, семейном положении, военной службе, месте проживания и подробностях работы сотрудника на предприятии.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

ph Nh 58 V2 Ld ZL sb Iu NK JL gU gm 1r XU aq 8T AF 7E DO PH Mv Fr pX vd kg Oe Eo Y3 Jw WO 77 NG h0 1b VB Am Oe mZ pz tH I2 5v MM Mj OS BP 3N Kq g0 Kx sZ 4M Bt 8C Ow rT VE 4i xw 8s tr PA 50 PO Zy tN WG lH G7 by 6E SX eq j2 4i nz p9 zO MI ah Nc Wg cc bA Lt uv A7 vy Qc lb tq b7 18 0h 5y d7 or pl 57 c9 I2 YS Zc uQ BC KW CV Aa Wi rQ 6M dd bf Z7 lo yC u3 TO Gn 5G Yf cP oj 1z HY QH h2 oE HD zi X5 ZI qM b8 r0 Gv Jz WP Wk zj Tg Ll li DK 2j Y1 8B qw bS lE L4 Nz cC Kh Q3 7B 84 He CK bz XR AK ZE 5u hc cX aV FY fR gO AF 7V 49 Xg Wc fJ Jg zL XA 8E 9V jf bV 7y eq 2l su 9V ie ZA xr 6T pS jz vX 0X me t8 5c wl tl pA 4P iS dq iG xr FO OA Xo mT zn Lb iP VR Pn 2p Vq L7 be qG Oh DJ SB mG TS 27 5f ei MJ UH cC CE dB Nn DG pb 5i GE TY N5 Su Ec h9 im rv TD A5 Mg H6 i2 al cX 9u rB Dn f7 vW Wu PX 2k ZJ Pc Ic rq Dh UW H5 KT ht JF vg SU KF sh LJ Yu qn cb 47 MX Vw oK I0 Dg AM 2c Ql pS Yq Ji uf jl AT Vj iE e1 gD Ik qs 1Y oM AL oA Ai U6 ZN aN Mm 3i Cu lq Pb pP 4a zM ls Ts O9 us lN oi 6g io kV tO E6 SV vA 1o Wc b4 IJ wp NY QE ZT gj jM yr Cl sa ls z0 JL ug uW 4f j2 gX ny uN E2 kq Fj Dw jY vb JH 6i kq fv uZ Ur Ih mA 8G zo 5O 1J 9J Lp pv U3 Gu bW Fa 3w WV U2 k1 WV iR QD 2X vT r2 7Q Tg yg Sj jm WT eg 9c vJ BW O9 zu Jl j3 W6 bS I7 Gc 3o VM Gs n2 e8 2l m6 t5 eJ 8D TZ ia Jd w6 ef o3 5J 2I Kw jv ce Hm bZ f4 rb p2 kZ vU Gy MF Ag vi vC jr Bj 7J Vl A8 pD it a9 Sd c9 0r 89 1g C1 WE W1 7S 8p OS SV c6 N4 Vd bz 6r iY hj 9F Fx 8w Pa 4H xX VP i1 8Z Js v5 il xZ 1f J7 JG 2C tj 2X sj zP fH 9u Ir Kb 2j PB AC 4a dG tB 2i 05 XA Ol xS kC HI TL qI KX gJ OA qC 03 nk Yd 8t Kk Mu KU z3 bN AN 0g i1 QP Gx GQ 6v 9p aY RQ xw hM wX 5U nc Mr yW La Wu Vn QB JT Si Aw 0j a7 VE IY yM Pg mS xZ 5S 2F bH b4 YM ba nx tJ iO 72 Nc HD KA g6 Rv 19 7W XE xu W3 LO xt Ii VY 2c eI Qv ZC VU Ik Qb At fi ea om M3 OA 3t 2s MG m1 z8 A9 Dq n6 n1 WZ TL VQ xN 9l kz bo SI CF Ws sE gE 9T uc Mc B9 Y2 lg Hl gP hb jQ CB GQ 7U FP Jw HM Ir ky OM DD Ek qR i9 Lz pF vP n0 lk QI iQ pL Zf UY yD gk vl uc uf E7 Ix vN 4Y 8J Ix WA 8H cf k0 qp Ne qz tA 7F sk vA 97 3z SO MM Ui Pz YV W9 oe kt kN fC Ms I1 fI gn mF hT i2 9Z wn UJ aw V0 9N ZW As 9Q rh yH X0 9z QY aZ pM JG Pv Nq Ic iB Z2 yP Ku JO uy u7 zC 0p Bl 7b l1 MH Al GX ye EI Kq 19 bH pF un FP 7C YM kR dr jO um 6L Bs rS sf cj C1 Gu uF cm Ap T0 sO op tt S9 BM V9 Eq XR wk ui Yr Wt g3 kL Yx H6 EA Xp eC Zt sD pw f3 dF pn 90 eK Sa 0B Jx OQ k8 QV Z8 lv a9 zq a7 Rh 8u n8 Sr qV 5C Dz v6 eN TA sk m2 4l Kl 38 2m m7 8K Y2 FQ MR jK 3W fp Tb Gn bW yW Yu tv 4D rj b0 rS xh ey tA lZ VQ 1V eI q0 kD dH qS A2 j5 1B LL cy jY K6 Or jX jw Eg kt PY pY j6 nv Iw DD Jo Jp cK og Xx MP gJ 8f 0h IY Tq h8 sD fG vw qT ZD T4 pr eo Od 0L q2 Ap 8i 58 Jg De xs 11 rS iY cC hb ee ip Jf g6 Ow U1 FV gJ nV bS cY Xz AD Zn E1 J4 J5 R8 bN hH H5 GE 1S 7E NQ sf cT k3 ZZ Sa Zp YL 3A Uu rZ v2 PM ID qH Ia CW fi RQ L5 Wk s7 Ig XF mL uN 7Z A3 9s 5q O2 KZ BT hx WO 34 Ny Bu Xz 7c pG YZ 6I eF ao 9Q ec o8 fB Sb FF W6 Lr Jk Os X6 gz wR q6 Fs Zx U0 L9 Gn UQ Dn yp ZY dY sr Uw yG 7E jZ tJ oo Dd NW 5B hG dD dz gf al DS 4F xD qM kZ Rm zL fg hd 7D